Prosjekt- og møtekultur: Dr. Smidigs standup-diagnose endret Norge

Viktoria Stray har gjort det mange av oss drømmer om: hun har endret verden bittelitt. Tusenvis av norske virksomheter og team jobber annerledes i dag enn før «doktor Smidig» stilte sin standup-diagnose.

Viktoria var konsulent i Accenture da hun fikk det for seg at hun ville ta en doktorgrad. På universitetet forsket hun på standup-møter. Virker de? Virker de optimalt? Bør noe gjøres annerledes?

Banalt enkelt

Svaret hun fant kan synes banalt enkelt, men har antagelig i all sin enkelhet forbedret produktiviteten i norske utviklerteam betydelig.

• Lær mer: Praktisk prosjektledelse 2019

—  Jeg fant blant annet ut at standup-møter på morgenen er suboptimalt, forteller hun. —  Min forskning viste at det er bedre å holde disse møtene rett før lunsj.

—  Så du doktorgraden din på å flytte møter fra frokost til lunsj?

—  Dette var kanskje det mest praktiske som kom ut av den. Da jeg for fem år siden gikk ut og fortalte folk at man skulle slutte å ha møtene på morgenen og heller ta dem til lunsj ble det stor ståhei.

— Men etterhvert har de aller fleste begynt å gjøre det, og de finner at de ikke bare får en arbeidsdag med færre avbrudd, de har mer engasjerte deltakere og sterkere bonding —  det siste spesielt fordi det er naturlig å gå og spise lunsj sammen etter standup’en.

—  Så du har vært med å forandre verden?

—  Ja, i hvert fall Norge. Men jeg tror verden kommer etter. Neste skritt i det er en populærvitenskapelig artikkel vi har sendt for publisering i IEEE Software.

Viktoria forsker på team over hele verden, og er i dag langt mer enn en ekspert på timing av standup-møter. Forskningen hennes har gjort henne til en kapasitet innen produktivitet, storskala scrum, smidig transformasjon og møtekultur.  

Ikke alltid standup

—  Du er nå styremedlem i DND Sørøst. Blir det standup-styremøter heretter?

—  Nei, på ingen måte. Møter dekker ulike behov. Du og jeg kan gå i et forretningsmessig møte og være produktive i selve møtet. Vi lager planer og plansjer og strategier og powerpointer.

— Men utviklere produserer ikke programkode når de er i møter. Derfor er det viktig med korte og poengterte møter.

— At deltakerne står bidrar til effektiviteten. Med en gang noen setter seg forlenges møtet.

Mer smidighet i scrum

Scrum som metode var velment og slo godt an, men metoden var ikke vitenskapelig forankret. Viktorias forskning viser at det er nødvendig med litt mer smidighet enn den —  paradoksalt nok —  ganske rigide formen scrum legger opp til.

—  Det virker for eksempel som at daglige standup-møter kan være for ofte. Team som jobber tett med hverandre hele dagen trenger ikke ha planlagte møter hver dag. Noen av de virksomhetene jeg har jobbet med har erstattet tre av ukens standup med slackup — altså korte diskusjoner via Slack.

—  Jeg har også funnet ut at et av de tre kjernespørsmålene scrum-metoden sier skal stilles i hver standup ikke bare er overflødig, men også kontraproduktivt.

—  Hvilket spørsmål er det?

—  De 3 spørsmålene er hva gjorde jeg i går?; hva gjør jeg i dag?; og hva er mine utfordringer? Det første spørsmålet er overflødig og gjør at folk lett kommer i en forsvarsposisjon. Det er bedre å utelukkende fokusere fremover og se på hvilke barrierer som står i veien.

—  Så nå erter du på deg scrum-guruene?

—  Nei, til og med scrum-guruene har nå skjønt at dette ikke er bra. Og selv om det er fint å kunne følge en viss mal er det jo også viktig —  ikke minst i dette miljøet — med en viss smidighet.

5 pluss-minus 2

—  Hva mer har du funnet ut om møter? Beste og verste praksis?

—  For møter generelt er det beste praksis å ikke være for mange. 5 +/- 2 er en fin tommelfingerregel. En verste praksis er å være livredd for at noen skal være utelatt, og derfor ta endeløse runder rundt bordet for å sikre at alle blir hørt.

— De beste teamene er de hvor alle snakker omtrent like mye, i følge Google. Med et riktig antall deltakere, og kun deltakere som har et forhold til møtets agenda, blir dét enklere å leve opp til.

—  En annen, kanskje enda verre verste praksis, er kulturelt betinget og manifesterer seg i virksomheter hvor det er status å gå i mange møter. «Å, det er så mange møter», sier de, og later som de lider, mens de egentlig er stolte av det.

—  OK, jeg tar hintet. Takk for praten.

Du kan møte doktor Stray på konferansen Praktisk prosjektledelse. Les mer om konferansen og programmet her.

Mer om Viktoria Stray.