Se ham på Odin 2023: 60-åringen landet Norges kanskje mest kompliserte og kritiserte dataprosjekt

Nyttårshelgen 2014 kom telefonen fra Terje Moe Gustavsen. Vegdirektøren trengte en erfaren ressurs som kunne redde moderniseringen av det utdaterte, norske motorvognregisteret Autosys. Det spilte ingen rolle at Erik Johannessen nærmet seg pensjonsalderen.

Og 60-åringen greide ikke si nei til nok en mulighet til å redde et stort, norsk fellesprosjekt – selv om han visste det ville kreve en arbeidsinnsats langt utover det normale.

I mars 2020 kom endelig belønningen. Da kunne det da 40 år gamle norske motorvognregisteret skrus av for godt, og Johannessen kunne puste noe lettere.

Autosys. Bare navnet får det til å sitre i nervesystemet til IT-konsulenter over hele Norge. Kostnadsoverskridelser, knallhard konkurranse og anbud fra store leverandører, stramme deadlines, kritiske leveranser og superkomplisert logistikk. Nok et offentlig nasjonalt prosjekt som ble kraftig skjelt ut i all offentlighet. 

For Erik Johannesen var det imidlertid bare enda en spennende utfordring av samfunnsmessig betydning.

Han hadde bidratt til Nokias krevende overgang fra gummistøvler og papir på 80-tallet til data og telekom på 90-tallet. Han hadde fulgt moderniseringen av Televerket til Telenor. Han satt i styre i Statens Datasentral på reisen over i Posten SDS og etter hvert ErgoGroup i dotcom-krasjåret 2001. Og han hadde ikke minst vært med på omstillingen av Posten fra 40 000 til 20 000 ansatte, gjennom å etablere konseptet «Post i Butikk». 

Det var også fra tiden i Posten han ble kjent med nå avdøde Terje Moe Gustavsen. Gustavsen satt som vegdirektør i Statens vegvesen fra 2007 til bortgangen i 2019.

– Jeg var jo litt oppi årene og hadde tenkt å trappe ned. På den tiden ledet jeg et forskningsinstitutt og foreleste litt på en høgskole. Da jeg fikk telefonen og Terje mente jeg måtte med fordi jeg satt med unik kompetanse, kunne jeg ikke si annet enn ja. Fy søren, for en spennende oppgave! 

En rekke følgefeil

Oppgaven var å fikse det nasjonale motorvognregisteret i Norge. 

Statens vegvesen hadde ansvaret og et sterkt behov for å skifte ut Autosys Motorvogn (AMV). Både programvaren og maskinvaren var utdatert. Etter begynnelsen med hullkort og magnetbånd tidlig på 1970-tallet, ble det første databaserte registeret kjørt i gang i 1981. Det var nødvendig med et nytt register med plass til en mengde tekniske og kommersielle data for ca. 11 millioner registrerte kjøretøy.

Motorvognregisteret danner grunnlaget for sentrale funksjoner på kjøretøyområdet, både for Statens vegvesen, skatt, politiet og tollmyndighetene, samt for bransjeaktører innenfor kjøretøy og forsikring. Man trengte å utvikle en oppdatert og fremtidsrettet løsning for registerdata knyttet til både førerkort og kjøretøy.

Da Erik Johannessen kom inn i prosjektet i 2014, håndterte AMV åtte millioner transaksjoner pr. måned. I 2019 var dette økt til opp mot 30 millioner månedlige transaksjoner og spørringer. Etter at førerkortdelen av systemet ble ferdigstilt i 2014 med en total prislapp på 600 millioner kroner, ga Johannessen seg i kast med utviklingen av «Autosys Kjøretøy», som skulle erstatte det utdaterte «Autosys Motorvogn» (AMV).

– Det gamle systemet var slett ingen fiasko, heller tvert imot. Det ble skrevet i Cobol, kjørt på stormaskin og administrerte en hel nasjonal kjøretøypark. Det var egentlig helt unikt det gamle systemet, utviklerne hadde gjort en strålende jobb i en svært tidlig periode. Men i 2003 var det et presserende behov for en modernisering av IT-plattformen, og det gikk galt på mange områder. Det sprakk på omfang, kostnader, tid, kvalitet, det var krangler med leverandører om kontrakter, og man måtte til Stortinget for få tilført mer penger, forteller han.

Tillit i alle leire

Etter et møte med ledelsen i Statens vegvesen ble det flere aha-opplevelser som ga svar på noen av utfordringene for hvorfor ting var gått så galt. 

– Å bevege seg fra en stor styringsgruppe uten medansvar, til stort fokus på prosjektledere som det for øvrig hadde vært ni stykker av, er ett av de første trekkene for å gjøre en styringsgruppe god. Hvis det mangler ansvar og eierskap i et prosjekt, må du starte der. Styret må ha eierskap til beslutningene og en rolle i styringsgruppen, sier han

Styremøtene ble koblet til eierstyringsmodellen og en smidig gjennomføringsplan for Autosys, som medvirket til at ansvarliggjøring ble koblet til prosjektplanen og leveranser. 

– Vi plasserte tydelig mandat for medlemmene og tildelte ulike roller og ansvar i prosjektet. Det er viktig å skape gjensidig tillit for å etablere den autoritet som trengs for å lede komplekse prosjekt, mener han. 

Johannessen fokuserte på innspill og fakta fra dem som jevnlig brukte løsningen. Det hadde ikke noe å si om det var kunder, saksbehandlere, bilforhandlere, skattevesen, politi eller forsikringsbransje. 

– Vi sørget for en grundig faktainnsamling fra de ulike brukergruppene. Vi var opptatt av om vi gjennom prosessen kunne imøtekomme behovene gruppene hadde. Vi skulle sette sammen en løsning som var avhengig av tilbakemelding og feedback for å kunne formidle presise og sikre data. Under utviklingen og testingen hadde vi et tett samarbeid med interessentene, bilbransjeforbund, bilforhandlere, og en del andre aktører som ble involvert i test-teamet fra design av skjermbilder til sluttesting. På den måten fikk vi inn detaljer og utfordringer tidlig i prosessen, sier han.

Et annet grep var å bruke stortingsmelding nummer 27 aktivt, «Digital agenda for Norge — IKT for en enklere hverdag og økt produktivitet» fra 2015/16, inneholdt regjeringens hovedmål og hovedprioriteringer i IKT-politikken.

ref: https://www.regjeringen.no/no/dokumenter/meld.-st.-27-20152016/id2483795/

– Det var en god stortingsmelding som pekte på suksessfaktorer ved IT-prosjekter. Vi hadde som mål å levere på alle suksessfaktorene, og greide faktisk det.

Ved utrullingen i 2020 mente Statens vegvesen at både bilbransje og publikum kom til å spare tid, og Vegvesenets egen saksbehandling ville bli mer effektiv. Lønnsomhetsanalyser anslo samfunnsnytten i 2016 til nærmere 6,1 milliarder kroner når alle tjenestene i «Autosys Kjøretøy», var rullet ut.

– Vi har beregnet at det nye kjøretøyregisteret, er navet for en årlig omsetning på ca. 300 mrd. kr. i form av avgifter, gebyrer, forsikringer, kjøretøy rekvisita, verksted, kjøp og salg av kjøretøy osv. Samtidig vil samfunnet spare tid knyttet til kjøretøyadministrasjon og transaksjoner, få større grad av sikkerhet og trygghet, og bedre kvalitet på data, uttalte Johannessen i en pressemelding for tre år siden.

Utvilsom autoritet og bygging av prosjektkultur

Prosjektlederen var opptatt av at det ikke var store rom for omkamper etter at beslutningene var tatt:

– Min autoritet underveis var høy. Ved avvik fra styringsdokumentet brukte vi vegdirektøren eller Samferdselsdepartementet om nødvendig. Samtidig var det viktig å holde seg orientert til enhver tid om det som skjedde i og rundt prosjektet, slik at vi kunne være ett steg i forkant. Vi hadde en egen infoavdeling og hadde direktekontakt med infoavdelingen i Vegvesenet. Vi skapte en entusiasme, som gjorde at det var moro for mange å henge med. Det ble drøssevis med medieoppslag, og det var selvsagt ikke alle som likte det, sier han og forteller at den hyppige bruken av coacher, som siden ble kritisert i mediene, var helt nødvendig for å få prosjektet til å fly i riktig retning:

– Før jeg kom inn var det fra kvalitetssikrerne reist kritikk av kulturen i prosjektet. Jeg har vært med på aktiv kulturutvikling mange steder, inkludert gjennomføring og omstilling av Posten. Vi måtte bygge en kultur, som startet på toppen og gjennomsyret organisasjonen hele veien nedover. Vi måtte etablere: «Slik gjør vi det!». De som ble med fikk en bevisst holdning til grunnverdier gjennom god daglig atferd i omgang med hverandre, sier Johannessen som baserte mye av tilliten på en troverdig etos. 

Forventningen «Expect the unexpected», både internt og eksternt fra alle mulige kanter, gjorde prosjektet beredt. Det var helt nødvendig å bygge felles kultur når man hentet inn konsulenter fra øst og vest.

– Vi var opptatt av å holde oss innenfor alle rammene vi hadde fått og møte alle deadlines. Vi var kritiske til oss selv og evaluerte mye underveis om hva vi gjorde bra, og hva vi kunne gjøre bedre. Og vi visste at det kunne være grupperinger som ville utfordre og kanskje krangle så fillene fyker. Da hadde vi behov for eksterne coacher, som ga oss nye innspill og andre vinklinger. Vi fikk som resultat en gjeng på ti fotballag som spilte bra sammen, sier han.

Topp karakterer i evalueringen

At prosjektet gikk fra fiasko til suksess viste ikke minst etterevalueringen, som ble foretatt av SINTEF på oppdrag av forskningsprogrammet Concept ved NTNU:

«Vi finner at prosjektet har noen virkninger utover den planlagte måloppnåelsen. Etter vår vurdering er de positive virkningene vesentlig større enn de negative virkningene, og handler særlig om at prosjektet har tilrettelagt for innovasjon og verdiskaping utover det som er registerets kjernefunksjonalitet både i offentlig og privat sektor. Det må imidlertid nevnes at IKT‐prosjekter som Autosys kjøretøy vil medføre et dårligere tjenestetilbud for en liten del av befolkningen som ikke har tatt del i den digitale utviklingen…..

Vår samlede vurdering er at de positive effektene av Autosys kjøretøy vil vedvare i og kanskje utover prosjektets planlagte levetid på 15 år. Prosjektet har levert en løsning av god kvalitet med funksjonalitet som dekker samfunnets behov.»

På en skala fra 1-6 ga SINTEF prosjektet karakter 6 (svært vellykket) for produktivitet, relevans og levedyktighet og karakter 5 for måloppnåelse og samfunnsøkonomisk effektivitet. 

– Jeg mener helt klart at dette er et prosjekt andre offentlige og store prosjekt kan lære av. Og at det fortsatt er et behov for en digitaliseringsminister i Norge. Et svært sterkt behov.

Erik Johannessen, som i dag jobber i Forsvarsdepartementet, skal holde foredrag under Testkonferansen Odin 2023.

Her finner du når han skal på tirsdag 19. september.

Og her finner du påmelding til konferansen som går av stabelen på SAS Radisson Blue Scandinavia i Oslo. (merk en pris for medlemmer av Dataforeningen og en for ikke-medlemmer)